Sistema à medida ou software pronto: como escolher

Toda a empresa que quer organizar a operação chega à mesma dúvida: usar um software pronto ou construir um sistema à medida? Não existe resposta única, mas existem perguntas que ajudam a decidir.

Quando o software pronto resolve

Se o seu processo é comum, o software de prateleira costuma ser mais barato e rápido de começar. Para tarefas padronizadas, como emitir faturas ou controlar a assiduidade, é uma ótima escolha.

Quando o sob medida compensa

Quando o seu processo é diferente do padrão, quando é preciso juntar várias áreas, como financeiro, stock, cobrança e comunicação, ou quando a empresa vive a adaptar o negócio ao sistema. Nesses casos, o sistema à medida evita remendos e retrabalho.

Cinco perguntas para decidir

• O meu processo é igual ao da maioria das empresas do setor?
• Quantas ferramentas diferentes preciso para fazer o mesmo trabalho?
• Quanto tempo perde a equipa a passar dados de um lugar para outro?
• O sistema pronto obriga-me a mudar a forma como trabalho?
• Posso começar pequeno e crescer?

O meio-termo: começar pelo que mais pesa

Um sistema à medida não precisa de nascer gigante. É possível começar por um módulo, como a cobrança ou o stock, e crescer conforme a necessidade. Assim, o investimento acompanha o resultado.

Cuide dos dados e da saída

Em qualquer caso, confirme de quem são os dados, como é feita a cópia de segurança e o que acontece se um dia quiser mudar de fornecedor. Um bom parceiro responde a estas perguntas sem rodeios.