Sistema sob medida ou software pronto: como escolher

Toda empresa que quer organizar a operação chega à mesma dúvida: usar um software pronto ou construir um sistema sob medida? Não existe resposta única, mas existem perguntas que ajudam a decidir.

Quando o software pronto resolve

Se o seu processo é comum, o software de prateleira costuma ser mais barato e rápido de começar. Para tarefas padronizadas, como emitir notas ou controlar ponto, é uma ótima escolha.

Quando o sob medida compensa

Quando o seu processo é diferente do padrão, quando é preciso juntar várias áreas, como financeiro, estoque, cobrança e comunicação, ou quando a empresa vive adaptando o negócio ao sistema. Nesses casos, o sob medida evita remendos e retrabalho.

Cinco perguntas para decidir

• O meu processo é igual ao da maioria das empresas do setor?
• Quantas ferramentas diferentes preciso para fazer o mesmo trabalho?
• Quanto tempo a equipe perde passando dados de um lugar para outro?
• O sistema pronto me obriga a mudar a forma como trabalho?
• Posso começar pequeno e crescer?

O meio-termo: começar pelo que mais pesa

Um sistema sob medida não precisa nascer gigante. Dá para começar por um módulo, como a cobrança ou o estoque, e crescer conforme a necessidade. Assim o investimento acompanha o resultado.

Cuide dos dados e da saída

Em qualquer caso, confira de quem são os dados, como é feita a cópia de segurança e o que acontece se um dia você quiser mudar de fornecedor. Um bom parceiro responde a essas perguntas sem rodeios.